« Comment ça se passe vraiment, un secrétariat externalisé ? » C'est la question numéro 1 qu'on nous pose. Vous imaginez peut-être un standard téléphonique anonyme, ou au contraire un service surdimensionné. La réalité est beaucoup plus simple et concrète. On vous emmène dans le quotidien.
Jour 0 — Le premier rendez-vous
Avant tout, on apprend à se connaître. Lors d'un appel d'une heure (en visio ou téléphone), on cartographie :
- Votre activité : indépendant, TPE, secteur d'activité
- Vos tâches administratives actuelles : combien de devis/mois, combien de factures, niveau de relances
- Vos outils : logiciel de facturation, banque pro, agenda
- Vos process : comment vous validez un devis, comment vous suivez les paiements
- Vos préférences : style de communication client, niveau d'autonomie souhaité
À l'issue, on définit un forfait sur mesure (heures/mois, périmètre exact, modalités de validation).
Semaine 1 — La mise en place
Pendant la première semaine, on installe les outils communs :
- Accès partagés à votre logiciel de facturation (avec droits limités)
- Boîte e-mail dédiée ou redirection (selon votre préférence)
- Espace partagé (Drive, Dropbox) pour les documents
- Tableau de bord mensuel que vous pourrez consulter quand vous voulez
On signe un engagement de confidentialité (NDA) et on vérifie la conformité RGPD ensemble. Vos clients sont nos clients : on les protège.
Jour type — Le quotidien
Voici à quoi ressemble une journée typique côté BS Concept pour un client TPE en pack Sérénité (12h/mois) :
9h — Tour de la boîte e-mail
On lit les messages entrants. Trois cas typiques :
- Demande de devis : on prépare un brouillon dans votre logiciel, on vous l'envoie pour validation rapide
- Question facturation client : on répond directement avec la copie de la facture concernée
- Message qui nécessite votre intervention : on vous le transmet avec un résumé court
10h — Émission de factures
On regarde les prestations terminées la veille (vous nous avez signalé par SMS ou e-mail). On émet les factures, on les envoie par e-mail au client avec votre signature.
11h — Suivi des paiements
On rapproche les virements reçus en banque avec les factures émises. Si une facture est en retard depuis 15 jours → relance automatique amiable. Si depuis 30 jours → relance plus ferme. Au-delà, on vous prévient avant d'aller plus loin.
14h — Tâches programmées
Selon votre forfait, on peut aussi :
- Saisir un courrier que vous avez dicté par téléphone le matin
- Préparer une présentation commerciale
- Gérer votre agenda (prise de RDV, confirmation, rappels)
- Préparer les pièces pour votre comptable
17h — Tableau de bord du jour
On envoie un mini-bilan quotidien (ou hebdomadaire selon votre préférence) :
- Nombre de devis envoyés
- Nombre de factures émises
- Montant encaissé
- Relances en cours
- Demandes nécessitant votre attention
Ce que vous ne faites plus
- ❌ Saisir vos devis dans le logiciel
- ❌ Imprimer/envoyer vos factures
- ❌ Rappeler des clients pour des paiements en retard
- ❌ Vérifier la conformité RGPD de vos formulaires
- ❌ Stresser parce que vous avez oublié de relancer M. Dupont
- ❌ Passer votre dimanche à rattraper l'administratif
Ce que vous continuez à faire
- ✅ Décider : un devis > 5 000 € ? On vous demande validation
- ✅ Choisir vos clients : on ne signe rien à votre place
- ✅ Garder la main commerciale : remises, gestes commerciaux, c'est vous
- ✅ Voir vos chiffres : tableau de bord en temps réel
- ✅ Échanger avec vos clients clés : on ne s'interpose pas dans les relations stratégiques
Combien de temps avant les premiers résultats ?
- Semaine 1 : mise en place, pas encore de gain visible
- Semaine 2-3 : les premiers automatismes apparaissent, vous récupérez 5h/semaine
- Mois 2 : les relances commencent à porter leurs fruits, votre trésorerie s'améliore
- Mois 3 : vous avez oublié qu'avant, c'était vous qui faisiez tout ça. Charge mentale = zéro.
Combien ça coûte
Trois formules chez BS Concept :
| Forfait | Heures/mois | Tarif | Cible |
|---|---|---|---|
| Découverte | 4h | 89 € HT/mois | Test, indépendant démarrant |
| Sérénité | 12h | 249 € HT/mois | Indépendant établi, TPE |
| Premium | sur mesure | sur devis | Petite structure 3-5 personnes |
Sans engagement de durée. Vous arrêtez quand vous voulez avec 30 jours de préavis.
Notre engagement
- 🔒 Confidentialité totale : NDA signé, données en France
- 📊 Transparence : vous voyez ce qu'on fait, en temps réel
- ⏱️ Réactivité : réponse aux demandes urgentes sous 4h
- 🇫🇷 Travail en France : aucune sous-traitance offshore
Réservez un appel découverte pour qu'on voie ensemble quel forfait correspond à votre situation.